«ВР-Ресурс» внедрил систему электронного документооборота DirectumRX

28 апр 2018 18:40 #68739 от ICT
Завершился 2-месячный проект внедрения DirectumRX в «ВР-Ресурс». В компании организованы единые принципы оформления и согласования документов, автоматизирована оплата счетов и договорная деятельность. Процедуры по закупке ведутся в соответствии с требованиями корпорации «Ростех». ВР-Ресурс – единый центр обслуживания холдинга «Вертолеты России». Компания оказывает комплекс услуг по управлению непрофильными бизнес-процессами организаций-партнеров, в том числе техническое обслуживание и эксплуатация нежилых зданий различного назначения; транспортное обслуживание мероприятий и организаций в целом; комплекс услуг по эксплуатации вертолетной техники. На предприятии работают более 700 человек в 3 локациях Московской области. Изначально схема документооборота была простой с минимальным количеством документов на подписание. Отсутствовали инструкции по делопроизводству и единый порядок работы с документами в целом. Хотя компания должна была их оформлять в соответствии со стандартами холдинга.   За полтора года количество сотрудников увеличилось с 30 до 600 человек. Из-за увеличения штата, объема поставленных задач, отсутствия регламентированной схемы документооборота и контроля исполнительской дисциплины возникали проблемы взаимодействия как внутренние, так и внешние с заказчиками. Документы вовремя не передавались в другие отделы или терялись, что приводило к росту дебиторской задолженности. Счета задваивались, соответственно, увеличивалась кредиторская задолженность. Основной задачей внедрения DirectumRX стала организация эффективной структуры управления и бизнес-процессов. Предстояло автоматизировать делопроизводство, повысить исполнительскую дисциплину и обеспечить надежное хранение документов. СЭД запустили в работу без опытно-промышленной эксплуатации. Стандартная поставка содержит готовые регламенты по работе с входящими и исходящими документами, доверенностями, служебными записками, приказами, договорами и счетами на оплату. На их основе в компании были описаны собственные бизнес-процессы. На последовательную настройку справочников и процессов ушло меньше месяца. Не имея специального образования, руководитель проекта и специалист отдела документооборота меньше чем за неделю разобрались в решении. Помогли видеоролики, справка и консультации специалистов вендора. В первую очередь, была автоматизирована работа с входящими счетами на оплату. Была предусмотрена выдача денежных средств в под отчет сотрудникам как вид входящего счета на оплату. Специалисты «ВР-Ресурс» вместе с консультантами компании Directum прописали регламенты согласования, разработали пользовательские инструкции с указанием обязательных дополнительных полей. В рамках внутреннего документационного потока был реализован вид документа «Реестр первоочередных платежей» со своим регламентом согласования и утверждения. Теперь сотрудники финансового блока и казначейства, дирекции закупок тратят меньше времени на процедуры, связанные с оплатой счетов. Стало легче отслеживать соблюдение бюджета, контролировать исполнение услуг, отслеживать превышение лимита по закупкам согласно Единому Положению о закупке государственной корпорации «Ростех». Удалось минимизировать кредиторскую задолженность за счет своевременного получения первичной бухгалтерской документации по платежам согласно задания в системе. Следующим этапом внедрения DirectumRX стала автоматизация договорной деятельности и внутренних документов. В электронный формат перевели доверенности, приказы и деловую переписку. Параллельно в систему загружали шаблоны документов и прописывали регламенты согласования.  В «ВР-Ресурс» большой объем служебных записок, поэтому процессы подписания, согласования и контроля были также организованы в СЭД. Для 7 видов служебных записок разработаны шаблоны, для каждого из которых прописаны регламенты согласования. Чтобы сотрудники быстрее освоили возможности DirectumRX, руководитель проекта и специалист по делопроизводству «ВР-Ресурс» организовали обучение. Для новых специалистов разработали обучающие инструкции. У всех пользователей установлено мобильное приложение Directum Jazz, а у топ-менеджмента – Directum Solo. Теперь руководство компании оперативно рассматривает документы и принимает решение даже на выездных встречах или командировках. В конце 2017 г. компания ввела в действие новое Положение о закупке путем присоединения к Единому Положению о закупке государственной корпорации «Ростех», согласно которому организации должны соблюдать единые правила осуществления закупочной деятельности. Благодаря гибким инструментам DirectumRX мероприятия по закупке были организованы в соответствии с Положением. Закупочная деятельность осуществляется через служебные записки. В ней участвуют 7 подразделений: инициаторы закупок в отделах и их линейные руководители, финансово-экономический отдел, аппарат генерального директора, закупочная комиссия и другие. В процессе закупки формируются листы согласования, шаблонные документы имеют уникальный штрихкод. Подготовка к конкурсной процедуре начинается с оформления и согласования документов. После их утверждения дирекция по закупкам размещает документацию на электронной торговой площадке. Участники закупки получают уведомление о начале процедуры. После проведения закупки отделом экономической безопасности проверяется информация о победителе, готовится экспертное заключение. Далее дирекцией закупок формируется протокол о результатах проведения, который согласуется членами закупочной комиссии и утверждается председателем закупочной комиссии. На последнем этапе осуществляется заключение договора и контроль его исполнения. Хранящиеся в системе документы соответствуют предъявляемым к закупкам требованиям и обеспечивают соблюдение конфиденциальной информации. На сегодняшний день в DirectumRX автоматизированы делопроизводство, в том числе кадровая, организационно-распорядительная деятельность, входящие счета на оплату, договорная и закупочная деятельность и реестры первоочередных платежей. Документы оформляются в соответствии со стандартами холдинга. Решения по ним принимаются оперативно, на каждом этапе можно проконтролировать их исполнение. Минимизирована потеря и задвоение документов. С внедрением системы повысилась производительность труда и достигнута экономия рабочего времени. Уменьшился срок согласования документов. Например, с момента создания служебной записки до ее исполнения проходит 2 дня, а процесс рассмотрения договора составляет максимум 7 дней. Первые лица компании управляют процессами через мобильное решение Directum Solo. Топ-менеджеры оценили скорость принятия решений по документам, удобство делегирования полномочий и их отслеживание. На этом проект не заканчивается. В ближайшее время планируется начать обмен электронными документами с заказчиками через сервис Synerdocs. Ссылка на источник


  • Сообщений: 75474

  • Пол: Не указан
  • Дата рождения: Неизвестно
  • Пожалуйста Войти или Регистрация, чтобы присоединиться к беседе.

    Похожие статьи

    ТемаРелевантностьДата
    Российское представительство BP внедрило облачную систему электронного документооборота DirectumRX22.1Пятница, 23 марта 2018
    Universal Cargo Logistics Holding внедрил систему электронного документооборота DocTrix19.6Среда, 04 марта 2015
    Directum представил систему межкоропоративного документооборота DirectumRX 2.517.14Вторник, 22 ноября 2016
    «ГИРС-сервис» внедрил облачную ECM-систему DirectumRX16.49Среда, 10 февраля 2016
    ВТБ запустил систему электронного документооборота с ФССП15.28Четверг, 11 октября 2018
    «Радеж» внедрила систему электронного документооборота Docsvision15.12Понедельник, 09 апреля 2018
    Ofd.ru запустил собственную систему электронного документооборота «Поток»15.12Понедельник, 26 ноября 2018
    Промсвязьбанк запустил систему юридически значимого электронного документооборота по факторингу14.8Четверг, 26 ноября 2015
    «Хок Хаус Интегрэйшн» представила систему электронного документооборота Amber DocFlow14.8Четверг, 23 ноября 2017
    «Айди – Технологии управления» разработала систему электронного документооборота на свободном ПО14.8Среда, 11 апреля 2018

    Мы в соц. сетях